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商业物业综合管理系统项目

来源:北京永昊明天科技有限责任公司 发布时间:2020-09-18 13:38:30

商业物业综合管理系统项目 

 

目录

 

一、 项目建设背景 4

二、 核心管理需求 4

三、 系统架构设计 5

四、系统解决方案 6

4.1 租控管理 6

4.1.1 租控沙盘设计 6

4.1.2 租控沙盘看板 6

4.2、营销管理 7

4.2.1 商源客户管理 7

4.2.2 客商档案管理 7

4.2.3、经营项目管理 8

4.2.4 资源管理 8

4.3、商务合同 8

4.3.1 租赁合同管理 8

4.3.2 物业合同管理 9

4.3.3 广告合同管理 9

4.4、计费结算 10

4.4.1、常规费用管理 10

4.4.2、计量费用管理 10

4.4.3、公摊费用管理 10

4.4.4、费用减免管理 10

4.4.5、收款结算管理 11

4.4.6、保证押金换票 11

4.4.7、退款结算管理 11

4.4.8、付款结算管理 11

4.4.9、用友凭证管理 12

4.5、综管服务 12

4.5.1、公告通知管理 12

4.5.2、协同中心管理 12

4.5.3、物业服务管理 12

4.6、决策支持 12

4.6.1、分析报表 12

 


 

一、 项目建设背景

    北京永昊明天科技有限责任公司(以下简称“永昊科技” ) 秉承的一贯管理理念, 信息化能帮助企业实现资源整合、流程严谨、业务合规、项目监控和灵活管理,协助企业在业务效益和管理效益上收获双赢。

    在企业信息化应用不断成熟深化的今天, 信息化的高效管理价值已成为企业内部管理提升的共识, 同时,随着互联网的兴起, 商业地产综合管理系统作为一种新型的互联网络环境下的信息化解决方案, 正在成为该行业企业营销、服务管理的选。

     以物业商铺资源管理为基础、以租赁合同管理为主线、以收付结算为核心的综合业务管理系统,同时辅助建立对广告位租赁管理、商品住宅销售管理、 车位管理、物业管理的应用支持。旨在通过系统的业务整合、各部门之间的业务协作、智能化的预警提示、的统计分析,来帮助企业强化资源的管控及业务的过程管理,提升管理能动性。 因此, 越来越多的企业意识到了商业地产综合管理系统建设的重要性和迫切性。

    基于以上的项目建设背景, 我们同XXXX商业物业的业务需求、 功能实现、 系统整合进行了系统的交流讨论, 提出了此项目的规划建议。

二、 核心管理需求

Ø 租控沙盘看板   构建基于全局图形化的沙盘管理,区域、商铺号(房号)、楼层的入住和使用情况、商铺的总数、出租情况、 住户名称、制作合同、修改商户信息、了解商铺租赁和费用情况, 智能周到的报警提示功能、 人性化多级导航图管理。

Ø 商户(业主)信息管理 定义商户(业主) 的名称、业态、联系人、职务、联系电话、邮箱、地址、意向等级等的基础资料管理信息。为租售业务开展、客商关系建立提供基础支持。 提供对商户(业主)的360度业务数据查询。

Ø 商铺(住宅)管理 建立360度的物业商铺的业务数据查询,同时根据商铺经营业态、未售、 已售、 已租、未租、不可租、自用、 可办产证情况、委托经营、委托起止日期、租赁起止日期、业主交付时间、内部验收时间、商家交付时间、交房时间、开业时间、显示优惠信息等提供收费、欠费等各类租售预警提醒、租赁状态统计分析、 销售状态统计分析等决策支持功能。

Ø 租售(物业和委托)合同管理 租售合同单据是业务的主体单据, 提供对合同单据的完整数据关联查询,比如: 合同类型、合同编号、签订日期、承租方、商家类型、物业类型、租金收取方式、合同年限、 签订单位、委托合同签订单位、签订日期、经办人、终审批人、备注、递增率、数据录入日期、实际月租金、优惠总额、合同约定年租金、年度应收租金、历年租金收取情况、租金减免情况、合同约定年物业费、年度应收物业费、历年物业费收取情况、已收保证金、已售水电押金、入账凭证、已退保证金、已退水电押金、退款日期、总委托期、总委托租金、年租金等,合同的新增、 审核、执行、谈判、 变更、作废等同步更新对应的商铺状态,合同上的金额同步回写商铺的近相关费用金额,根据合同的到期日提供各状态的预警 ,并实现合同流程的逐级审批。

Ø 收退款管理 收退款管理是资金结算的核心,收退款核销是把收退款单与合同上对应的收费项目进行核消处理,未核销的收款单则为预收款项。收退款单将代替手工开据的收据,并形成账务收付款凭证,并实现应收未收租金款、应收未收物业费、应收未收水费、应收未收能耗费、化粪池清理费、装修管理费、场地租赁费、欠租原因、水电押金数额、合同保证金数额、预计收取情况、新增部分租金,水电费情况及坏账的梳理等的统计和记录;同时实现保证金的保证金类型、已收押金、入账凭证号退款日期、已退押金、退款凭证号的管理,并实现收款付款项和保证金支付情况的预警设置。

Ø 广告位租赁管理 广告位是公司的增值资源,系统将建立完整的广告位基础信息,同时系统也提供了完整的广告位合同管理、应收管理、收款管理等业务流程支持及统计分析。

Ø 统计分析 通过基础业务数据的录入将自动形成各项收费的统计,同时提供多个维度统计收费的金额;提供收费明细查询、 应收账款 、保证金查询、 合同执行情况、水电费情况、物业服务情况及其他管理相关报表,根据管理需要查询相关的业务分析报表数据。

Ø 用友财务系统对接 对于租赁或销售形成的应收账款、收款单、退款单将提供同用友财务软件的标准数据接口,上传形成相关的收付款凭证或原始应收付单据,以避免重复劳动、提高效率、规避差错。

三、 系统架构设计

XXXX商业物业综合管理系统包含商务合同、计费结算、综合服务、决策支持、基础管理六大核心功能,为企业提供全方位管理 。

ü 商务合同 对商户、房屋、广告位、车位等合同(销售合同、租赁合同、物业合同等)的签订、审批、转让、终止、续签等全生命周期管控;

ü 计费结算 费用设置、费用计提、仪表计量、费用计算、欠费催缴等。还包含定金、合同费用、物业费用、临时费用收取,款项退还、支付,应收、应付管理,票据打印、财务凭证集成等;

ü 综管服务 包括物资、保修维护、投诉等物业服务管理,公共信息、费用报销、协同工作、请假、加班、值班、物料领用等办公管理;

ü 决策支持 面向企业管理者,针对资源、人员、收入、费用等多维度统计报表,综合分析、全局掌控;

ü 资源管理 基础信息 360 度管理,包含:地产资源管理、业主管理、商户管理、人员管理、广告位管理、车位管理、电子沙盘等;

四、系统解决方案

4.1、 租控管理

4.1.1、 租控沙盘设计

租控沙盘设计,是为了更好的逼真的展示公司商铺、展位、商场、房产等位置和状态的沙盘设计功能。通过添加背景,将公司资源的 CAD 制图等电子地图导入本系统,然后绑定对应的沙盘对象,实现商铺的精准定位。

同时,通过填充色、边框色、是否透明、字体颜色、字体大小、居中方式等功能、更加美观形象的展示商铺特性特征。

应用特征

导入 CAD 制图,精准定位、直观清晰展示资源位置。

沙盘层级穿透, 图形上直接显示不同地理位置、商铺的总数、建筑面积、套内面积、 已租铺数、未租铺数、到期铺数等等

填充色、边框色、是否透明等属性设置,美观形象的展示商铺位置、特性特征。

 

4.1.2、 租控沙盘看板

租控沙盘看板,是公司商铺、展位、商场、房产等位置和状态展示页面。能够建立 360 度的商铺(住宅)的业务数据查询,包括商铺信息、租赁信息、销售信息、合同信息、应收账款、收款信息、维修记录等信息。

同时,通过租控沙盘看板,全方位了解分区中的租赁信息统计,包括商铺总数、建筑面积合计、套内面积合计、已租铺数、未租铺数、到期铺数等全局信息。针对单个商铺,能够直观的查看商铺的租赁状态、租赁客商、合同起止时间、门头名称等信息,为决策提供支持。

应用特征

 提供一层分区总体概要的数据信息统计,包括商铺总数、租赁率等信息。全方位了解总体概要信息。

提供单个商铺的租赁详细信息,包括商铺属性、租赁状态、未来预签、欠费状态、租赁客商、合同信息等。 360 度查看商铺详细信息。

提供重点数据自定义显示设置,实现查询数据的高效,快捷。

提供看板更多操作功能,能够新增商铺资源、新增商铺合同、新增客商档案,实现数据的高效录入。

提供关联数据应用,商铺全方位数据一体化集成应用,实现数据的高效共享。

 

4.2、营销管理

4.2.1、 商源客户管理

商源客户管理,是对意向来访客户的基础信息进行统一格式、规范录入的一致化管理。提供包含了黄页客商分类、客户名称、地址、邮编、单位负责人、联系人员、联系人职务、联系手机、联系电话、传真、 行业、主营业务、地理区域、近联系人员、近联系等各类信息的维护,实现对商源客户管理。

应用特征

建立从商源客户、到正式客商全周期管理;

建立源客户详细信息为招租等业务提供数据支持。

4.2.2、 客商档案管理

客商档案管理,是客商基础信息进行统一格式、规范录入的一致化管理。提供包含了客商编码、客商名称、客商属性、商务状态、客商类型、联系电话、身份证号、身份证地址、籍贯、家庭地址、住址类型、公司名称、公司法人、法人电话、车牌号码、注册编码、营业证号、注册资金、用工人数、经营内容以及客商内的客商人员详细信息等各类信息的维护。

应用特征

提供关联合同、关联商铺、存档历史等关联数据应用,客商信息丰富完整。

建立从意向客商、在租客商、退租客商全周期管理;

客商公司信息录入,为企业的决策提供及时依据。

4.2.3、经营项目管理

经营项目管理,是对客商租赁商铺经营内容及类别的规范录入的一致化管理。帮助公司进行对商铺经营品牌数量统计,便于把结果反馈给公司进行掌控。

n 应用特征

经营项目管理,支持自行扩展定制;

 

4.2.4、 资源管理

资源管理,包括商铺资源管理、广告资源管理、车位资源管理、场地资源管理,通过这些管理模块,对资源基础信息进行统一格式、规范录入的一致化管理。

商铺资源管理提供了包含商铺编码、商铺分区、商铺名称、所属项目、详细地址、商铺属性、商铺状态、收费对象、业主名称、商铺朝向、户型类型、室内结构、建筑面积、实用面积等基础信息的录入。 建立商铺(住宅)的位置、大小、适用经营类型、租金、物业费、水电气费、门头费、保证金、 商铺属性(不可售、销控、空置、定租、已租)、租赁状态(空置、定租、已租、租控、不可租)、租赁到期日、近的年租金、近的保证金等规范完整的基础信息。

同时,资源管理关联数据应用,能够关联资源对应的合同信息、客商人员、收款管理、维修记录等,建立 360 度的商铺(住宅)的业务数据查询,为决策支

持功能。

应用特征

建立资源(商铺、广告、车位、场地)详细的基础信息,为后续各种业务的实现提供数据支持

建立 360 度的商铺(商铺、广告、车位、场地)的业务数据查询。

提供了详细的商铺属性和商铺状态、业主名称,使沙盘看板显示更加丰富数据。

 

4.3、商务合同

4.3.1、 租赁合同管理

租赁合同单据是业务的主体单据,包括合同录入、生效、终止、到期等的过程管理。在合同记录租售的商铺、商户、业主、开始时间、结束时间、租赁费、租赁费累计收款、门头费、门头费累计收款、保证金、保证金到期日、保证金累计收款、保证金累计核销、合同状态、签订人、签订时间、备注等内容。

提供对合同单据的完整数据关联查询,包括相关商铺信息、相关商户(业主)信息、应收信息、收款信息、退款信息等。

合同的状态变更同步更新对应的商铺状态,合同上的金额同步回写商铺的近相关费用金额。

根据合同的到期日提供各状态的预警,如本月到期的合同、本周到期的合同、到期未结清的保证金等。

对到期合同可以提供明细打印列表、通知单列表等表单支持,以更好的进行费用的催缴。

应用特征

采用工作流的形式对申请审批过程进行管理,业务流程规范化,高效处理合同签订的全业务过程;

合同中,收费项目含有多种计算公式,能够应对多种多样的收费情况。

业务表单上下游追溯, 全方位了解合同商铺信息、客商信息、应收账款、已收账款、欠费明细。

 

4.3.2、 物业合同管理

物业合同管理,是对商铺(住宅等)资源签订物业合同的一致化管理。包括合同的签订、生效、到期、终止、作废等合同状态。同时签订的合同还有新签、续签、过户等不同的合同属性。在合同中记录签订合同的客商人员、合同状态、租赁起止日期、收费项目、费用所属期起止、累计应收金额、累计收款金额、累计退款金额、签订人、签订时间、备注等内容。

应用特征

采用工作流的形式对申请审批过程进行管理,业务流程规范化,高效处理合同签订的全业务过程;

合同中,收费项目含有多种计算公式,能够应对多种多样的收费情况。

业务表单上下游追溯, 全方位了解合同商铺信息、客商信息、应收账款、已收账款欠费明细。

4.3.3、 广告合同管理

广告位是公司的增值资源,系统将建立完整的广告位基础信息,包括位置、尺寸、内容、租金价格、当前租户、到期日等。同时系统也提供了完整的广告位

合同管理。广告位合同包含合同编码、合同名称、合同类别、合同属性、合同状态、客商名称、业务部门、业务人员、合同开始时间、合同结束时间、优惠开始时间、优惠结束时间等基础合同信息。

并且一个客商可以租赁多个广告位,每个广告位对应各自的收费项目及标准。满足合同签订时多种多样的收费情况。

提供对合同单据的完整数据关联查询,包括相关广告信息、相关商户(业主)信息、应收信息、收款信息、退款信息等。

应用特征

采用工作流的形式对申请审批过程进行管理,业务流程规范化,高效处理合同签订的全业务过程;

合同中,收费项目含有多种计算公式, 能够应对多种多样的收费情况。

业务表单上下游追溯, 全方位了解合同广告信息、客商信息、应收账款、已收账款欠费明细。

 

4.4、计费结算

4.4.1、常规费用管理

常规费用管理,是直观管理客户签订审核后的合同所产生出来的费用明细(不包含计量费用)。清楚的看到每个客商,每个合同所对应的费用,同时能查看到关联的客商、收款单据、减免单据,对费用能实现更快更高效更准确的管理。

常规费用管理同时能打印出所需要的收费单,便于向客商通知收费。

应用特征

费用单据一键生成和后续的自动生成,使费用管理更加便捷高效;

清晰准确的费用单据,是费用管理方面更加安全可靠,避免了人为遗漏因素;

费用单据的多方面关联,便于整个费用管理环节的监控。

4.4.2、计量费用管理

计量费用管理,通过计量抄表产生,整个抄表看板拥有灵活控制性,可以选择需要的商铺分区、商铺的租赁的状态进行有针对性的抄表,同时对抄表的项目也有很好的控制,单项抄表多项抄表都可以进行调节,将过去复杂的抄表管理整理成为一体化流程,更加的便捷高效,审核过后生成计量收费单,统一的计量费用管理,避免了与常规费用单据的混淆,更加的清晰准确。

应用特征

抄表管理一体化流程,便捷准确的进行抄表;

抄表的多重定位,更好的应对各种抄表的需求;

 

4.4.3、公摊费用管理

公摊费用管理,多种费用同时公摊、灵活选择客商进行费用的公摊,使得公摊费用更加便捷准确,避免了人为计算产生差值。

应用特征

多项选择,灵活便捷;

系统运算,避免差值;

4.4.4、费用减免管理

费用减免管理,针对客户需要减免的费做费用减免单,针对应收单进行费用项目的减免、折扣、优惠,做完单据自动添加入对应的应收单,更加便捷。

应用特征

单据关联应收单、客商,便捷查询;

多种费用选项,通用性更强;

4.4.5、收款结算管理

收款结算管理,是用来对应收单进行收款的操作界面,对客商、商铺多重信息的筛选来选择需要缴费的单据,自由输入收款金额,灵活选择,保存完毕自动核销完成,同时能将收款项目打印出票,整个流程在一个收款界面就可以全部完成,使收款变得简单效率。

同时还能直接增加临时收费单,可以对一些特殊的、临时的费用进行收款。收款单据所打票据可根据不同的收费项目来进行分开打印,避免了票据的跳号。

应用特征

整合性强,一个收款界面解决了收款中所有的操作;

清晰明了,收费的所有信息都有所记录,在后续中能直观的了解到之前收款中的情况;

智能准确,所有的流程、计算由系统控制,避免了人为操作中的一些疏漏,使的使用过程中更放心。

4.4.6、保证押金换票

保证押金换票,用来对后续管理中,公司票据统一更换时,对客户手中的票据进行更换,摆脱了大量票据之间复杂的查验,输入客商、票号,便可生成新的票据用于更换,大大减轻了大批量换票时的工作压力。

应用特征

操作便捷,选择客商、票号便可进行自动换票;

所有换票均留有记录,便于以后查验。

4.4.7、退款结算管理

保证押金换票,用来对之前收过款的应收单进行退款。根据客商、商铺、应收单日期,将需要退款的应收单筛选出来,对其中需要退款的项目进行退款操作,列表查看,所有的退款记录一目了然。

应用特征

多种选择退款,选择客商、商铺,便可选择性的进行退款的操作;

灵活退款,针对每个客商的已收费用,都可以进行退款操作。

4.4.8、付款结算管理

保证押金换票,用来对客商进行一些付款的操作,留下出账记录,便于以后对账时查验,选择客商便可直接进行付款。

应用特征

操作便捷,选择客商便可直接进行付款操作;

所有的付款操作均留有存证,便于后续的查询。

4.4.9、用友凭证管理

对接了用友,能将数据上传用友,生成收费凭证。客户使用中就无需再去将两个系统的数据整理出来再做比较,省去了大量的时间,同时还增加了数据的准确性,避免了数据整合中出现的纰漏。

应用特征

对接用友,和公司自己的财务软件进行了很好的对接,免去了后续对账中的麻烦;

4.4.10、营改增税管理

为了适应国家的营改增,不同的收入对应不同的税率,我们系统增加了收费项目和科目的对账,

应用特征

适应税率,和公司自己的财务软件进行了很好的对接率,免去了后续对账中的麻烦;

 

4.5、综管服务

4.5.1、车位管理

车位管理是物业管理的重大内容,也是物业公司收入的重要来源,合理的安排车位停放是车管员重要职责。

应用特征

周期性租赁车库,如月租赁,年租赁等

临时性租赁车库,如每天都是变化的,费用也是变化,根据会上的需求整理如下,

日期

应收金额

出场车数量

实收

免收金额

车流误差

备注

2016/06/02

1000

500

600

250

150


车位制单员录入

车位制单员录入

车位制单员录入

财务人员录入


主管录入

有误差录入备注

4.5.2、投诉管理

  

应用特征

 

4.6、决策支持

4.6.1、分析报表

通过商铺租赁统计、空置商铺明细、到期商铺预警、 摊位收费明细、合同收费明细、保证金收费明细、水电费用、广告分析报表、车位分析报表、场地分析报表等报表很好的掌握了整个商区中商铺的整体数据,可以清楚的看到已租、未租商铺的数量,同时未租铺子的详细数据也都一目了然,通过到期预警也能及时获知哪些商铺即将租赁到期, 根据收费详细数据能清楚的了解到哪些地区、哪段时间中商铺的一个收费情况,报表中的各项查询筛选条件也更好的便于锁定商铺进行查看收费明细,更有效的加强了收费的管控。 以便商家有效的进行下一步方

案的发展。

应用特征

详细的报表数据将所有的数据有效的整合显示出来,通过报表就能很好的掌握整个商区的租赁情况,便于及时的调整自己的营销、管理方案;

各个报表都有多种筛选条件,使得查询数据时无论是对点还是对面都能良好的监控;

报表数据全程系统统计呈现,更加高效准确。


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